1. ACERVO DOCUMENTAL: La variedad, la riqueza y la accesibilidad de las colecciones son las cualidades principales de la Biblioteca Pedro Mir de la UASD, incluye, además de libros, diversos tipos de materiales audiovisuales, digitales, sonoros y multimedios, así como acceso a Internet y a Bases de Datos especializadas y colecciones virtuales, propias de nuestra era digital y biblioteca virtual, debidamente procesadas y tratadas para su consulta.
2. ACTIVIDAD ADMINISTRATIVA: Conjunto de actividades afines, dirigidas a proporcionar a las unidades de una organización los recursos y servicios necesarios para hacer factible la operación institucional.
3. AGN: Con la creación del Archivo General de la Nación a través de la Ley 80 de 1989 se le asigna la función de establecer, organizar, y dirigir el Sistema Nacional de Archivos con el fin de planear y coordinar la función archivística en toda la nación, salvaguardar el patrimonio documental del país y ponerlo al servicio de la comunidad.
Posteriormente, la Ley 594 de 2000, define los órganos asesores, coordinadores y ejecutores del Sistema. Esta normatividad fue reglamentada por el Decreto 4124 de 2004, que establece las instancias del Sistema Nacional de Archivos y le asigna a éstas, las funciones que deben cumplir para su desarrollo.
El Sistema Nacional de Archivos se define como el conjunto de instituciones archivísticas públicas o privadas con funciones públicas y aquellas privadas que manifiesten el interés de pertenecer al sistema, sean éstas del orden nacional, departamental, distrital o municipal y de las comunidades indígenas creadas por ley, que articuladas entre sí posibilitan la homogenización y normalización de los procesos archivísticos, promueven el desarrollo de estos centros de información, la salvaguarda del patrimonio documental y el acceso de los ciudadanos a la información y a los documentos, en todo el territorio nacional.
4. AGRUPACIONES DOCUMENTALES: Son los conjuntos de documentos generados por una unidad administrativa en ejercicios de sus funciones.
5. ARCHIVALÍA: Archivería. f. Término adaptado de las escuelas europeas, como conjuntos de materiales de consulta de un archivo. Si bien es cierto que algunos identifican como equivalentes los conceptos de archivo y archivalía, hoy se advierte una señalada tendencia a separarlos como distintos. El archivo es la institución que tiene por objeto conservar debidamente clasificados, los documentos y papeles que constituyen su fondo y la archivalía, en cambio comprende toda la documentación producida y recibida por el archivo (escritos, cartas, dibujos, mapas planos, películas, discos, etc.)desplazando así los valores aportados por la Diplomática. // Patrimonio documental.
6. ARCHIVÍSTICA: Técnicas aplicadas o que traten de los archivos, de las colecciones y documentos que se ahí conservan.
7. ARCHIVO: Conjunto de documentos, sea cual fuere su fecha, forma y soporte material, acumulados en un proceso natural por una persona o entidad pública o privada, en el transcurso de su gestión, conservados respetando aquel orden para servir como testimonio e información a la persona o institución que los produce y a los ciudadanos, o como fuentes de la historia. También se puede entender como la institución que está al servicio de la gestión administrativa, la información, la investigación y la cultura.
8. ARCHIVO CENTRAL: Es aquel en el que se agrupan documentos transferidos por los distintos archivos de gestión de la entidad respectiva, porque han concluido su trámite pero siguen teniendo vigencia. Siguen siendo objeto de consulta por las propias oficinas y particulares en general.
9. ARCHIVOS DE GESTIÓN: Los Archivos de Gestión son aquellos en los que se reúne la documentación, que se encuentra en trámite, en busca de solución a los asuntos iniciados, sometida a continua utilización y consulta administrativa por las mismas oficinas u otras que lo soliciten.
10. ARCHIVO HISTÓRICO: Es aquél al que se transfieren desde el archivo central los documentos de archivo de conservación permanente.
11. ARCHIVO TOTAL: Concepto que hace referencia al proceso integral de los documentos en su ciclo vital.
12. BIBLIOTECA: Cualquier colección organizada de libros y publicaciones en serie impresos u otros tipos de documentos gráficos o audiovisuales disponibles para el préstamo o consulta.
13. BULA: Documento pontificio relativo a materia de fe o de interés general, concesión de privilegios, etc., expedido por la cancillería apostólica y autorizado con el sello de su nombre u otro parecido estampado con tinta roja.
14. CATÁLOGO: Instrumento de consulta que describe unidades documentales.
15. CENTRO DE DOCUMENTACIÓN: El centro de documentación es una unidad de información que reúne, gestiona y difunde la documentación de un área del conocimiento determinado o la producida por un organismo o institución a la que se circunscribe.
16. CICLO VITAL: Etapas sucesivas por las que atraviesan los documentos desde su producción o recepción en la oficina y su conservación temporal, hasta su eliminación o integración a un archivo permanente.
17. CLASIFICACIÓN DOCUMENTAL: Fase del proceso de organización documental, en la cual se identifican y establecen agrupaciones documentales de acuerdo con la estructura orgánico-funcional de la unidad productora (fondo, sección, series y/o asuntos).
18. CONSERVACIÓN DOCUMENTAL: Conjunto de medidas preventivas o correctivas adoptadas para asegurar la integridad física y funcional de los documentos de archivo.
19. CONSULTA DOCUMENTAL: Acción y efecto de consultar documentos.
20. CUSTODIAR: Guarda o tenencia de documentos por parte de una institución o una persona, que implica responsabilidad jurídica en la administración y conservación de los mismos, cualquiera que sea su titularidad.
21. DATO: Es una representación simbólica (numérica, alfabética, algorítmica etc.), un atributo o una característica de una entidad. El dato no tiene valor semántico (sentido) en sí mismo, pero si recibe un tratamiento (procesamiento) apropiado, se puede utilizar en la realización de cálculos o toma de decisiones. Es de empleo muy común en el ámbito informático y, en general, prácticamente en cualquier disciplina científica.
22. DECRETO 4124 DE 2004: Del Ministerio De Cultura. Por el cual se reglamenta el Sistema Nacional de Archivos, y se dictan otras disposiciones relativas a los Archivos Privados.
23. DESCRIPCIÓN DOCUMENTAL: Es el empleo de técnicas que permitan crear auxiliares o instrumentos de información con el objeto de tener un conocimiento seguro y completo de la documentación existente el archivo. Comprende el análisis de los documentos: de sus tipos, tanto diplomáticos como jurídicos, de su contenido, del lugar y fecha de su redacción, de sus caracteres externos y de sus datos para su localización.
24. DIGITALIZACIÓN: Técnica que permite la reproducción de información que se encuentra guardada de manera analógica (soportes, papel, video, casettes, cinta, película, microfilm y otros) en una que sólo puede leerse o interpretarse por computador.
25. DIPLOMÁTICA DOCUMENTAL: Disciplina que estudia las características internas y externas de los documentos conforme a las reglas formales que rigen su elaboración, con el objeto de evidenciar la evolución de los tipos documentales y determinar su valor como fuentes para la historia.
26. DISPOSICIÓN FINAL DE DOCUMENTOS: Decisión resultante de la valoración hecha en cualquier etapa del ciclo vital de los documentos, registrada en las tablas de retención y/o tablas de valoración documental, con miras a su conversación total, eliminación, selección y/o reproducción.
27. DISTRIBUCIÓN DE DOCUMENTOS: Establece la vía por la que los documentos serán enviados a los usuarios, cómo serán controlados y los procedimientos para enviar revisiones y descartas las antiguas.
28. DOCUMENTO: Información registrada, cualquiera que sea su forma o el medio utilizado:
29. DISTRIBUCIÓN DOCUMENTAL: Establece la vía por la que los documentos serán enviados a los usuarios, cómo serán controlados y los procedimientos para enviar revisiones y descartas las antiguas.
30. DOCUMENTO BORRADOR: Escrito que se hace para corregirlo y copiar luego de él el definitivo. Es un documento provisional, preparatorio, previo al ejemplar original.
31. DOCUMENTO COPIA: Es el ejemplar de un documento que contiene el texto del texto original, pero que no ha sido producido para cumplir el objetivo por el cual se creó el documento y por lo tanto omite requisitos del original o lleva la advertencia es “Es Copia”.
32. DOCUMENTO DE ARCHIVO: registro de información producido o recibido por una persona o entidad en razón de sus actividades o funciones, que tiene valor administrativo, fiscal, legal, científico, económico, histórico o cultural y debe ser objeto de conservación.
33. DOCUMENTO DISPOSITIVO: Documento destinado a disponer de un derecho o modificar una relación jurídica.
34. DOCUMENTO FACILITATIVO: Documento producido en cumplimiento de funciones idénticas o comunes en todas las entidades.
35. DOCUMENTO INACTIVO: Documento que ha dejado de emplearse al concluir sus valores primarios.
36. DOCUMENTO MINUTA: Documento que se confecciona como comprobante de alguna actividad interna de la empresa, generalmente cuando no tiene otro tipo de documento que la respalde.
37. DOCUMENTO ORIGINAL: Fuente primaria de información con todos los rasgos y características que permiten garantizar su autenticidad e integridad.
38. DOCUMENTO SEMIACTIVO: Documento de uso ocasional con valores primarios.
39. DOCUMENTO SUSTANTIVO: Es el documento que sirve a las funciones para las cuales la institución las crea.
40. DOCUMENTO VITAL: Es aquel necesario para el funcionamiento de un organismo y que por su contenido informativo y testimonial garantiza el conocimiento de las funciones y actividades del mismo a un después de su desaparición, por lo tanto, posibilita la reconstrucción de la historia institucional.
41. DOCUMENTO DE APOYO: es aquel de carácter general (leyes, decretos, resoluciones, manuales, etc.) que por la información que contiene, incide en el cumplimiento de funciones específicas de la gestión académica y administrativa. Este documento puede generarse en la Universidad o proceder de otra institución, y no forma parte de las series documentales de las oficinas.
42. EXPEDIENTE: Unidad documental compleja formada por un conjunto de documentos generados orgánica y funcionalmente por una instancia productora en la resolución de un mismo asunto.
43. FACSÍMIL: Copia o reproducción exacta de un libro, un impreso, un dibujo, una firma, etc.
44. FOLIACIÓN: Acto de enumerar las hojas: Numeración no interrumpida de una serie o documentos que constan de más de un cuaderno, tomo o volumen.
45. FOLIO: Hoja.
46. FOLIO RECTO: Primera cara de un folio, la que se numera.
47. FOLIO TESTIGO: Es una hoja que hace referencia a información en otro lugar que no se puede poner en el expediente. Ejemplo: un mapa.
48. FOLIO VUELTO: Segunda cara de un folio, la cual no se numera.
49. FONDO ACUMULADO: Conjunto de documentos dispuestos sin ningún criterio de organización archivística.
50. FONDO DOCUMENTAL: conjunto de actividades técnicas e intelectuales destinadas a la organización, servicio, protección, preservación, conservación y divulgación del patrimonio documental de la universidad como un bien tangible, que forma parte de su identidad. Estas actividades están destinadas a asegurar la aplicación de los principios, políticas, reglamentos y demás lineamientos que en materia de archivo se establezcan.
51. GESTIÓN DOCUMENTAL: Conjunto de actividades administrativas y técnicas, tendientes a la planificación, manejo y organización de la documentación producida y recibida por las entidades, desde su origen hasta su destino final, con el objeto de facilitar su utilización y conservación.
52. GUÍA: Se utiliza en aquellos archivos no centralizados, en archivos históricos o en archivos con varios fondos documentales, la guía cumple la función de registrar el patrimonio documental de los archivos.
53. ÍNDICES: Instrumentos de consulta en los que se listan, alfabética o numéricamente, términos onomásticos, toponímicos, cronológicos y temáticos, acompañados de referencias para su localización.
54. INFORMACIÓN: Conjunto de datos relacionados.
55. INVENTARIO DOCUMENTAL: Instrumento de recuperación de información que describe de manera exacta y precisa las series o asuntos de un fondo documental.
56. ISAAF:
57. ISAAR: Norma Internacional sobre Encabezamientos Autorizados Archivísticos para Entidades, Personas y Familias ISAAR (CPF) sirve para establecer los encabezamientos autorizados que describan las entidades, personas o familias que aparezcan como productores en las descripciones archivísticas.
58. ISAD: La ISAD (G) coincide con otras normas precedentes en considerar la procedencia y el fondo como bases de la descripción y en la utilización del sistema multinivel, que consiste en describir las agrupaciones documentales como un conjunto que proporciona información general (macro descripción) y por otro información concreta sobre expedientes y documentos (micro descripción). Ambos niveles se pueden simultanear, estableciendo relaciones entre ellos.
59. LEGAJO: Conjunto de documentos atados o empastados para facilitar su manipulación.
60. LEY GENERAL DE ARCHIVOS: Normativa archivística.
61. LIBRO: Conjunto de hojas escritas sujetas todas juntas por uno de sus lados. Conjunto de folios formando un volumen.
62. MARBETE: Titulo de un documento.
63. MICROFILMACIÓN: es un medio de Conservación de la documentación. Consiste en transportar la información que se encuentra en un documento a una película fotográfica manteniendo intacta la información.
64. NTC 4095: Norme técnica colombiana sobre administración de archivos.
65. ORDENACIÓN DOCUMENTAL: Fase del proceso de organización que consiste en establecer secuencias dentro de las agrupaciones documentales definidas en la fase de clasificación.
66. ORGANIZACIÓN DOCUMENTAL: Proceso archivístico orientado a la clasificación, la ordenación y la descripción de los documentos de una institución.
67. PÁGINA: Cada lado escrito de una hoja.
68. PAGINACIÓN: Acción y efecto de paginar. Numeración de las páginas.
69. PATRIMONIO DOCUMENTAL: Conjunto de documentos conservados por su valor histórico o cultural.
70. PIEZA DOCUMENTAL: Es la unidad mínima que reúne todas las características necesarias para poder ser considerada documento.
71. PLAZO PRECAUCIONAL: Una vez agotada la vigencia del documento, existe un lapso durante el cual es menester retener el documento por precaución. El plazo precaucional se inicia cuando termina la vigencia y termina de dos maneras: la prescripción legal o de derecho y la tabla de retención o de selección.
72. PRINCIPIO DE ORDEN ORIGINAL: Se trata de un principio fundamental de la teoría archivística por el cual se establece que la disposición física de los documentos debe respetar la secuencia de los trámites que los produjo. Es prioritario para la ordenación de fondos, series y unidades documentales.
73. PRINCIPIO DE PROCEDENCIA: Conservación de los documentos dentro del fondo documental a que naturalmente pertenece; este principio establece que los documentos producidos por una institución, organismo, dependencia u oficina no deben mezclarse con los de otros.
74. PRODUCCIÓN DOCUMENTAL: Generación de documentos hecha por las instituciones en cumplimiento de sus funciones.
75. RECEPCIÓN DOCUMENTAL: Es el acto por el cual los documentos son recibidos tanto en los archivos de trámite como en el archivo de concentración, y esta documentación deberá venir acompañada por una relación, el cual debe cotejarse contra el acervo físico.
76. REGISTRO: Procedimiento por medio del cual las entidades ingresan en sus sistemas manuales o automatizados de correspondencia todas las comunicaciones producidas o recibidas, registrando datos como: nombre de la persona y entidad remitente o destinataria, nombre o código de la dependencia competente, número de radicación, nombre del funcionario responsable del trámite y tiempo de respuesta (si lo amerita), entre otros.
77. REPROGRAFÍA: Conjunto de técnicas, como la fotografía, el fotocopiado, la microfilmación y la digitalización, que permiten copiar o duplicar documentos originalmente consignados en papel.
78. RESTAURACIÓN DOCUMENTAL: Reparación de los documentos dañados o deteriorados.
79. Sección administrativa: Conjunto de departamentos o áreas que producen el documento.
80. Sección archivística: Conjunto de documentos de archivo.
81. SERIE DOCUMENTAL: Conjunto de unidades documentales de estructura y contenido homogéneos, emanadas de un mismo órgano o sujeto productor como consecuencia del ejercicio de sus funciones específicas. Ejemplos: historias laborales, contratos, actas e informes, entre otros.
82. SISTEMA NACIONAL DE ARCHIVOS: Conjunto de instituciones archivísticas articuladas entre sí que posibilitan la homogenización y la normalización de los procesos archivísticos.
83. SOPORTE DOCUMENTAL: Medios en los cuales se contiene la información, según los materiales empleados. Además de los archivos en papel existen los archivos audiovisuales, fotográficos, fílmicos, informáticos, orales y sonoros.
84. Thesaurus: Lenguaje elaborado por palabras seleccionadas sea del lenguaje natural o lenguaje técnico; se estructura y controla sistemática y jerárquicamente por normas generalizadas para cada uno de los descriptores o términos.
85. Tiempo de vigencia: Es la fuerza que tiene un documento de archivo para obligar, testimoniar o informar.
86. TIPO DOCUMENTAL: Unidad documental simple originada en una actividad administrativa, con diagramación, formato y contenido distintivos que sirven como elementos para clasificarla, describirla y asignarle categoría diplomática.
87. TRÁMITE DOCUMENTAL: Recorrido que surte un documento desde Su producción hasta su disposición final, En cumplimiento de una función Específica y para lograr un propósito Común.
88. TRANSFERENCIA DOCUMENTAL: es la remisión técnica, legal y físicamente verificada de los archivos de gestión a l archivo central y de este al archivo histórico de la Universidad. esta transferencia debe realizarse conforme a las tablas de retención documental y con base a un plan de transferencias.
89. TABLA DE RETENCIÓN DOCUMENTAL (TRD): Listado de series con sus correspondientes tipos documentales, a las cuales se les asigna el tiempo de permanencia en cada etapa del ciclo vital de los documentos.
90. Tabla de valoración documental (TVD): Listado de asuntos o series documentales a los cuales se asigna un tiempo de permanencia en el archivo central, así como una disposición final.
91. UNIDAD DE CONSERVACIÓN: Cuerpo que contiene un conjunto de documentos de tal forma que garantice su preservación e identificación. Pueden ser unidades de conservación, entre otros elementos, las carpetas, las cajas y los libros o tomos.
92. UNIDAD DOCUMENTAL: es la pieza mínima que reúne todas las características necesarias para ser considerada como documento, por ejemplo: acta, informe, comunicación. La unidad documental puede ser simple cuando está constituida por un sólo documento o compleja cuando lo constituyen varios, formando un expediente.
93. VALOR ADMINISTRATIVO: Cualidad que para la administración posee un documento como testimonio de sus procedimientos y actividades.
94. VALOR CONTABLE: Utilidad o aptitud de los documentos que soportan el conjunto de cuentas y de registros de los ingresos, egresos y los movimientos económicos de una entidad pública o privada.
95. VALOR FISCAL: Utilidad o aptitud que tienen los documentos para el Tesoro o Hacienda Pública.
96. VALOR JURÍDICO: Valor del que se derivan derechos y obligaciones legales, regulados por el derecho común y que sirven de testimonio ante la ley.
97. VALOR LEGAL: Valor del que se derivan derechos y obligaciones legales, regulados por el derecho común y que sirven de testimonio ante la ley.
98. VALOR PRIMARIO: es el que tienen los documentos mientras sirven a la institución productora y al iniciador, destinatario o beneficiario. Es decir, a los involucrados en el asunto.
99. VALOR SECUNDARIO: es el que interesa a los investigadores de información retrospectiva. Surge una vez agotado el valor inmediato o primario. Los documentos que tienen este valor se conservan permanentemente
100. VALORACIÓN DOCUMENTAL: proceso por el cual se determinan los valores primarios y secundarios de los documentos, a fin de establecer su permanencia en sus diferentes fases de archivo (gestión, central e histórico
101. ELIMINACIÓN DOCUMENTAL: Actividad resultante de la disposición final señalada en las tablas de retención o de valoración documental para aquellos documentos que han perdido sus valores primarios y secundarios, sin perjuicio de conservar su información en otros soportes. Se entiende por eliminación la destrucción de los documentos que hayan perdido su valor administrativo, legal o fiscal y que no tengan valor histórico o que carezcan de relevancia para la ciencia y la tecnología.
102. FLUJO GRAMAS: Es un diagrama que expresa gráficamente las distintas operaciones que componen un procedimiento o parte de este, estableciendo su secuencia cronológica. Según su formato o propósito, puede contener información adicional sobre el método de ejecución de las operaciones, el itinerario de las personas, las formas, la distancia recorrida, el tiempo empleado, etc.
103. PRÉSTAMO DOCUMENTAL: Salida temporal de documentos para consulta de oficinas en la universidad o de entes externos facultados para solicitar los expedientes.
104. SEGUIMIENTO: Es el examen continuo o periódico, que hace la administración en una entidad, sobre la ejecución de las actividades con el fin de garantizar y asegurar que las entregas de insumos, los calendarios de trabajo, los productos esperados, conforme a metas establecidas y otras acciones necesarias, progresen de acuerdo con el plan trazado.
105. SUBSERIE DOCUMENTAL: conjunto de unidades documentales que forman parte de una serie y se jerarquizan e identifican en forma separada del conjunto de la serie por los tipos documentales que varían de acuerdo con el trámite de cada asunto.
106. ARCHIVO PÚBLICO: Conjunto de documentos pertenecientes a entidades oficiales y aquellos que se derivan de la prestación de un servicio público por entidades privadas.
107. ARCHIVO PRIVADO DE INTERÉS PÚBLICO: Aquel que por su valor para la historia, la investigación, la ciencia o la cultura es de interés público y declarado como tal por el legislador.
108. FUNCIÓN ARCHIVÍSTICA: Actividades relacionadas con la totalidad del quehacer archivístico, que comprende desde la elaboración del documento hasta su eliminación o conservación permanente.
109. ADMINISTRACIÓN DE ARCHIVOS: Conjunto de estrategias organizacionales dirigidas a la planeación, dirección y control de los recursos físicos, técnicos, tecnológicos, financieros y del talento humano, para el eficiente funcionamiento de los archivos.
110. ALMACENAMIENTO DE DOCUMENTOS: Acción de guardar sistemáticamente documentos de archivo en espacios, mobiliario y unidades de conservación apropiadas.
111. ARCHIVISTA: Profesional del nivel superior, graduado en archivística.
112. ARCHIVO DEL ORDEN DEPARTAMENTAL: Archivo integrado por fondos documentales procedentes de organismos del orden departamental y por aquellos que recibe en custodia.
113. ARCHIVO DEL ORDEN DISTRITAL: Archivo integrado por fondos documentales procedentes de los organismos del orden distrital y por aquellos que recibe en custodia.
114. ARCHIVO DEL ORDEN MUNICIPAL: Archivo integrado por fondos documentales procedentes de los organismos del orden municipal y por aquellos que recibe en custodia.
115. ARCHIVO DEL ORDEN NACIONAL: Archivo integrado por los fondos documentales procedentes de los organismos del orden nacional y por aquellos que recibe en custodia.
116. ARCHIVO ELECTRÓNICO: Conjunto de documentos electrónicos producidos y tratados conforme a los principios y procesos archivísticos.
117. ARCHIVO PRIVADO: Conjunto de documentos producidos o recibidos por personas naturales o jurídicas de derecho privado en desarrollo de sus funciones o actividades.
118. ASIENTO DESCRIPTIVO: Conjunto de elementos informativos que individualizan las unidades de descripción de un instrumento de consulta y recuperación.
119. ASUNTO: Contenido de una unidad documental generado por una acción administrativa.
120. CARPETA: Unidad de conservación a manera de cubierta que protege los documentos para su almacenamiento y preservación.
121. CERTIFICACIÓN DE DOCUMENTOS: Acción de constatar la presencia de determinados documentos o datos en los archivos.
122. CÓDIGO: Identificación numérica o alfanumérica que se asigna tanto a las unidades productoras de documentos y a las series y subseries respectivas y que debe responder al sistema de clasificación documental establecido en la entidad.
123. COLECCIÓN DOCUMENTAL: Conjunto de documentos reunidos según criterios subjetivos y que por lo tanto no tiene una estructura orgánica ni responde a los principios de respeto a la procedencia y al orden original.
124. COMITÉ DE ARCHIVO: Grupo asesor de la alta Dirección, responsable de cumplir y hacer cumplir las políticas archivísticas, definir los programas de gestión de documentos y hacer recomendaciones en cuanto a los procesos administrativos y técnicos de los archivos.
125. COMITÉ EVALUADOR DE DOCUMENTOS: Órgano asesor del Archivo General de la Nación y de los Consejos Territoriales del Sistema Nacional de Archivos, encargado de conceptuar sobre.
El valor secundario o no de los documentos de las entidades públicas y de las privadas que cumplen funciones públicas.
La eliminación de documentos a los que no se les pueda aplicar valoración documental
La evaluación de las tablas de retención y tablas de valoración documental.
126. COMITÉS DEL SISTEMA NACIONAL DE ARCHIVOS: Comités técnicos y sectoriales, creados por el Archivo General de la Nación como instancias asesoras para la normalización y el desarrollo de los procesos archivísticos.
127. COMUNICACIONES OFICIALES: Comunicaciones recibidas o producidas en desarrollo de las funciones asignadas legalmente a una entidad, independientemente del medio utilizado. En el proceso de organización de fondos acumulados es pertinente el uso del término “correspondencia”, hasta el momento en que se adoptó la definición de “comunicaciones oficiales” señalada en el Acuerdo 60 de 2001, expedido por el Archivo General de la Nación.
128. CONSERVACIÓN DE DOCUMENTOS: Conjunto de medidas preventivas o correctivas adoptadas para asegurar la integridad física y funcional de los documentos de archivo.
129. CONSERVACIÓN PREVENTIVA DE DOCUMENTOS: Conjunto de estrategias y medidas de orden técnico, político y administrativo orientadas a evitar o reducir el riesgo de deterioro de los documentos de archivo, preservando su integridad y estabilidad.
130. COPIA DE SEGURIDAD: Copia de un documento realizada para conservar la información contenida en el original en caso de pérdida o destrucción del mismo.
131. CUADERNILLO: Conjunto de folios plegados por la mitad. Un libro puede estar formado por la costura de uno o varios cuadernillos.
132. CUADRO DE CLASIFICACIÓN: Esquema que refleja la jerarquización dada a la documentación producida por una institución y en el que se registran las secciones y subsecciones y las series y subseries documentales.
133. DEPÓSITO DE ARCHIVO: Local especialmente equipado y adecuado para el almacenamiento y la conservación de los documentos de archivo.
134. DEPURACIÓN: Operación, dada en la fase de organización de documentos, por la cual se retiran aquellos que no tienen valores primarios ni secundarios, para su posterior eliminación.
135. DESCRIPTOR: Término normalizado que define el contenido de un documento y se utiliza como elemento de entrada para la búsqueda sistemática de información.
136. DETERIORO: Alteración o degradación de las propiedades físicas, químicas y/o mecánicas de un material, causada por envejecimiento natural u otros factores.
137. DIGITAR: Acción de introducir datos en un computador por medio de un teclado.
138. DISTRIBUCIÓN DE DOCUMENTOS: Establece la vía por la que los documentos serán enviados a los usuarios, cómo serán controlados y los procedimientos para enviar revisiones y descartas las antiguas.
139. DOCUMENTO ESENCIAL: Documento necesario para el funcionamiento de un organismo y que, por su contenido informativo y testimonial, garantiza el conocimiento de las funciones y actividades del mismo, aun después de su desaparición, por lo cual posibilita la reconstrucción de la historia institucional.
140. DOCUMENTO ELECTRÓNICO DE ARCHIVO: Registro de la información generada, recibida, almacenada, y comunicada por medios electrónicos, que permanece en estos medios durante su ciclo vital; es producida por una persona o entidad en razón de sus actividades y debe ser tratada conforme a los principios y procesos archivísticos.
141. DOCUMENTO HISTÓRICO: Documento único que por su significado jurídico o autográfico o por sus rasgos externos y su valor permanente para la dirección del Estado, la soberanía nacional, las relaciones internacionales o las actividades científicas, tecnológicas y culturales, se convierte en parte del patrimonio histórico.
142. DOCUMENTO MISIONAL: Documento producido o recibido por una institución en razón de su objeto social.
143. DOCUMENTO PÚBLICO: Documento otorgado por un funcionario público en ejercicio de su cargo o con su intervención.
144. EMPASTE: Técnica mediante la cual se agrupan folios sueltos para darles forma de libro. La unidad producto del empaste se llama “legajo”.
145. ENCUADERNACIÓN: Técnica mediante la cual se cosen uno o varios cuadernillos de formato uniforme y se cubren con tapas y lomo para su protección. La unidad producto de la encuadernación se llama “libro”.
146. ESTANTERÍA: Mueble con entrepaños para almacenar documentos en sus respectivas unidades de conservación.
147. FECHAS EXTREMAS: Fechas que indican los momentos de inicio y de conclusión de un expediente, independientemente de las fechas de los documentos aportados como antecedente o prueba. Fecha más antigua y más reciente de un conjunto de documentos.
148. FONDO ABIERTO: Conjunto de documentos de personas naturales o jurídicas administrativamente vigentes, que se completa sistemáticamente.
149. FONDO CERRADO: Conjunto de documentos cuyas series o asuntos han dejado de producirse debido al cese definitivo de las funciones o actividades de las personas naturales o jurídicas que los generaban.
150. FONDO DOCUMENTAL: Conjunto de documentos producidos por una persona natural o jurídica en desarrollo de sus funciones o actividades.
151. MANUSCRITO: Documento elaborado a mano.
